“Ongest automatiza procesos, lo que permite a las asesorías TAX dedicarse a lo que realmente es importante: asesorar al cliente”

Helena Martínez, Socia Directora del Grupo TAX Economistas y Abogados

TAX Economistas y Abogados es uno de los mayores grupos de asesorías en España y la primera franquicia de este sector. Con más de 70 oficinas en todo el territorio el objetivo de este grupo es ofrecer un servicio integral y un asesoramiento de calidad a las empresas. Las asesorías TAX ofrecen los servicios laboral, fiscal, contable, legal, auditoría, correduría de seguros, gestión de calidad/ISO, auditoría, trámites, recursos humanos, protección de datos, gestión de impagados y valoración de operaciones vinculadas. 25 años de experiencia y 500 profesionales les avalan.

Reto

La innovación ha sido una de las constantes de TAX desde su fundación. Con el auge de las aplicaciones online, TAX detectó una oportunidad clara de mejora de los procesos de comunicación con los más de 30.000 clientes del grupo. Cada vez se hacía más obvio que no tenía sentido que el cliente tuviera que desplazarse a la oficina cada vez que quería realizar un trámite, como por ejemplo recoger las nóminas o entregar facturas. Pasar a un modelo de comunicación online forma parte de la visión estratégica de la empresa.

Por otra parte, el entorno de TAX es complejo, intervienen muchas oficinas separadas geográficamente. Los procesos de trabajo no son siempre exactamente los mismos entre ellas. El hecho de estandarizar los procesos de comunicación con los clientes es un punto de mejora para reducir errores y mejorar la gestión.

Estas circunstancias llevaron a TAX a usar su primera herramienta online para la comunicación con sus clientes hace ahora 10 años. Desde entonces han buscado evolucionar hacia soluciones más completas y sofisticadas para este fin.

Solución

Este camino les llevó en su momento a desarrollar ellos mismos una herramienta adaptada, solución que conllevaba una carga de trabajo importante para su mantenimiento. Posteriormente pasaron por soluciones comerciales que no lograron encajar con las necesidades de la empresa. Finalmente decidieron apostar por Ongest.

Ongest ofrece una solución completa y a la vez con la flexibilidad necesaria para adaptarse al entorno y las necesidades específicas de TAX.

Ongest ofrece mecanismos para transformar procesos en los que las gestorías trabajan con documentos en papel y llevar éstos al mundo digital. Es un caso muy parecido a la banca online pero para las asesorías.

El cliente de TAX puede acceder a la documentación que genera la asesoría. Nóminas, contratos, impuestos... y puede comunicar a su asesor una nueva alta de un empleados, el kilometraje y dietas del mes en curso, etc. También puede llevar su contabilidad y facturación a través de la plataforma. Todo esto sin tener que instalar ningún programa, sólo usando su conexión a Internet.

Por otra parte, otro mecanismo incluido para agilizar los flujos de trabajo internos de las gestorías es el servicio de escaneado automàtico de facturas. Las gestorías entran las facturas recibidas en formato papel directamente desde un escáner a la plataforma Ongest. Sin tener que picarlas.

Resultados

Mediante la implantación de Ongest, se ha avanzado en pos de una manera más eficiente de trabajar. Se han unificado los procesos de comunicación con los clientes de las asesorías TAX. Ahora, los datos de los clientes se obtienen desde Ongest en vez de mediante emails o documentos impresos que el cliente proporciona a su gestor de una manera a menudo desordenada. Esto ha redundado en un descenso de errores derivados de este proceso caótico.

Un segundo resultado interesante, es que se han automatizado procesos que consumían gran cantidad de tiempo a los asesores. Con el escaneado automático de facturas, las oficinas TAX evitan los procesos relacionados con picar facturas de clientes, especialmente tediosos en los periodos de gran volumen de trabajo, como el cierre trimestral del IVA.

Por otra parte, los clientes de las asesorías TAX han pasado a trabajar de una forma más profesional, con una herramienta específicamente diseñada para gestionar sus procesos de facturación. Esto beneficia a los clientes facilitando su manera de trabajar y a los asesores, que tienen en todo momento la información necesaria para asesorarles.

En definitiva, se ha conseguido un ahorro sustancial en el tiempo, esfuerzo y en consecuencia costes dedicados obtener y procesar la información que los asesores reciben de sus clientes.